Как собрать фото от участников конференции и корпоративного мероприятия

Зачем собирать фото от участников

Фотограф на мероприятии снимает сцену, спикеров и спонсоров. Но он не может быть в нескольких местах одновременно. Обычно он не успевает снять все разговоры в кулуарах, воркшопы в небольших залах, стенды партнёров и вечерний тимбилдинг. Зато эти моменты есть в телефонах у самих участников.

Фото и короткие видео от участников пригодятся отделу маркетинга для постов и сторис после мероприятия, для отчёта руководству или партнёрам и для анонса следующего выпуска. Они показывают мероприятие глазами тех, кто в нём участвовал, а не только со стороны сцены.

Популярные способы и их ограничения

• Хештег в соцсетях. Он собирает только то, что участники опубликуют открыто, а фото в хорошем качестве потом приходится просить у авторов.
• Папка на корпоративном диске. Хорошо работает внутри компании, но внешним гостям, в зависимости от настроек, может понадобиться аккаунт или дополнительные права.
• Канал в корпоративном мессенджере. Удобен для сотрудников, недоступен для партнёров, клиентов и спикеров со стороны. Фото смешиваются с переписками.
• Галерея с QR-кодом. Участник сканирует код камерой телефона и добавляет фото в браузере. Ему не нужны аккаунт или приложение, а всё попадает в одно место.

Как собрать фото от участников конференции: пошаговый план

До мероприятия

1. Создайте галерею и выберите шаблон оформления, например «Белый и графит» для конференции или «Ночной неон» для вечернего гала-ужина. Поменяйте заголовок, фото и цвета на корпоративные.
2. Добавьте подпапки для частей дня, например «Конференция», «Воркшопы», «Неформальная часть», «Гала». Маркетингу потом будет проще найти нужное.
3. Включите модерацию, если фото должны пройти через ваши руки, прежде чем их увидят другие. Новые файлы появятся в галерее только после одобрения.
4. Для внутреннего мероприятия поставьте на галерею пароль и сообщите его участникам вместе с кодом.
5. Разместите QR-код на бейджах, в программе, на столах и на слайде, который показывают в перерывах. Цвет кода можно подобрать под фирменный стиль, а для столов распечатайте готовые карточки с кодом.

Во время мероприятия

Одного кода мало: кто-то должен о нём сказать. Попросите ведущего напомнить о галерее одной фразой на открытии и после обеденного перерыва. Слайд с кодом между выступлениями работает весь день.

Для тимбилдинга хорошо подходит фотобинго. Это поле 3 × 3 с 9 заданиями, которые вы придумываете сами, например «Селфи с кем-то из другого отдела», «Фото со спикером», «Ваша команда в зоне воркшопов». Участник делает фото к заданию и отмечает клетку, а в конце можно разыграть победителя и вручить приз со сцены.

После мероприятия

1. На следующий день отправьте участникам e-mail с благодарностью и ссылкой на галерею. Некоторые добавляют фото, только вернувшись домой.
2. Просмотрите новые файлы, если включили модерацию.
3. Скачайте всё ZIP-файлом и передайте маркетингу. Подготовка архива может занять несколько минут, а когда он будет готов, вы получите уведомление. Фото — в полном разрешении, без сжатия, как в мессенджерах.

Согласие на использование изображения и публикация фото

Галерея собирает фото, но какие из них и где публиковать, решаете вы. Согласие на использование изображения организатор получает на своей стороне, например в форме регистрации на мероприятие. Также стоит написать в программе или на карточке у кода, что фото из галереи могут попасть в материалы компании.

Сколько стоит галерея для корпоратива

Галерею вы создаёте и тестируете бесплатно. Платите один раз, при публикации, без подписки. Пакеты отличаются местом для фото и видео и сроком, в течение которого участники могут добавлять и смотреть фото. Если ожидаете много видео или несколько сотен участников, выберите пакет с бо́льшим объёмом.

Есть ещё Mini (2 GB, 14 дней, 99 zł) для небольшой встречи команды. С Mini, Party и Event можно перейти на пакет выше, а Standard и Plus — продлить на год. Подробности — на странице цен, а все функции — на странице QR-галереи.

Частые вопросы